Podczas jednej z naszych wycieczek tego sezonu. Chwila wolnego, więc odpoczywam 😉
Tegoroczny sezon był dla mnie szczytem intensywności pracy. Po wszystkich pandemicznych zawirowaniach, w najśmielszych marzeniach nie spodziewaliśmy się tak dużej liczby turystów i tym samym takiej ilości pracy.
Podczas całego sezonu nie przydarzyła nam się ani jedna znacząca organizacyjna wpadka czy też pomyłka! Nasz Sałatkowy zespół składa się w tym momencie z czterech pracujących przez całe lato osób i kilku osób, które z nami ściśle współpracują. Prócz codziennego prowadzenia wycieczek, zajmuję się też całą logistyką naszej pracy. Patrząc na to z boku, często wydaje mi się, że to misja niemożliwa, bo to gigantyczna ilość pracy. Ale jednak się udaje! Jak to robię? Po pierwsze firmę prowadzę już osiem lat. Z roku na rok pracy przybywało, więc systematycznie uczyłam się organizacji pracy i radzenia sobie z coraz większą jej intensywnością. Do drugie… Wypracowałam sobie kilka żelaznych zasad, którymi się kieruję. W tym poście podzielę się wami wszystkimi najważniejszymi. Mam nadzieję, że również i wam się przydadzą, albo w jakiś sposób pomogą w waszej pracy.
Zacznijmy od najważniejszej zasady… To ona przyświeca całości. Bez tego, ani rusz!
- „Dyscyplina jest matką wolności”
Są to słowa Leonarda da Vinci. Na tych słowach bazuje cały system mojej pracy. Brzmi to ładnie, czy też nie, ale całość opiera się na maniakalnej wręcz dyscyplinie. Wiem, że część z was może to przerazić, ale taka jest prawda. Po prostu nie ma zmiłuj. Nie ma, że boli mnie głowa, że mam gorszy dzień, że pada, że brak mi dziś weny. Pewne rzeczy muszą być zrobione i nie podlega to, żadnemu „ale”. To taki paradoks, ale dzięki tej dyscyplinie, zyskuję wolność! Kiedy skończę już pracę i wiem, że wszystko jest idealnie domknięte, dopiero wtedy mam spokojną głowę. Wtedy nie myślę już o pracy. Nie martwię się o nią. Spokojnie zajmuję się innymi częściami życia. Wiem, że wszystko jest przecież pod kontrolą!
- Automatyzacja najważniejszych, codziennych zadań
W procesie prowadzenia własnej firmy są pewne zadania, którymi powinno się zajmować codziennie. Często nie wydają się mieć większej wagi. Ale jeśli odłoży się je na kilka dni, rośnie z nich góra, za którą później trudno jest się zabrać; albo tworzy się z nich zawiły labirynt, w którym nie można później już się odnaleźć. Mam do wykonania codziennie kilka takich spraw. Nie są skomplikowane, ale wymagają dużej systematyczności. Często łatwo o nich zapomnieć lub je pominąć, bo mogą wydawać się błahe. Nie daję się temu zwieźć! Każdy dzień pracy zaczynam od tych właśnie spraw. Każdej z nich mam przypisany numerek. Jeden, dwa, trzy, cztery. Nie jest ich więcej niż góra pięć! Zabieram się za nie jak automat, zawsze zachowując przy tym dokładnie tę samą kolejność. Raz, dwa, trzy i zrobione! Przechodzimy więc dalej! Dokładnie jak przy uruchamianiu samochodu. Najpierw siadam, później przekręcam kluczyk, następnie pierwszy bieg i gaz do dechy. O niczym nie zapominam, bo wszystko jest zautomatyzowane w mojej głowie!
- Plan nadchodzącego dnia
Nie odkryję tutaj Ameryki, pisząc że dobry plan dnia to absolutna podstawa. Dobry plan dnia, jest jak dobra mapa, dzięki której łatwiej i szybciej można dojść do swojego celu. Planowanie dnia sprawia mi bardzo dużo przyjemności. Robię to późnym wieczorem lub wczesnym rankiem. Planuję sobie niemalże wszystko. Zaczynając od obowiązków, zadań które trzeba wykonać. Planuję również, to co zjem danego dnia, ile czasu przeznaczę na sport i to w jaki sposób będę spędzać mój czas wolny oraz jak będę wypoczywać.
- Zasada białej kartki. Lista już na następny dzień
W ciągu intensywnego dnia telefon nie przestaje wibrować (psssyt! mój telefon szczególnie podczas pracy ma zawsze(!) wyłączony dźwięk, inaczej można zwariować). Z godziny na godzinę pojawia się coraz więcej mniejszych lub większych zadań, rzeczy o których trzeba pamiętać. Zawsze, ale to ZAWSZE(!) mam przy sobie białą kartkę, która w ciągu dnia zapełnia się zadaniami, jakie mam wykonać kolejnego dnia. Zapisuję wszystko, nawet najmniej istotne rzeczy. Dzięki temu pamiętam o wszystkim, a ułożenie planu na następny dzień jest o wiele prostsze, bo spora jego część jest już spisana na kartce! Taką białą kartkę mam przy sobie nie tylko podczas sezonu. Jest ze mną zawsze! Dzięki temu jeśli tylko w mojej głowie pojawia się jakaś myśl, zadanie, nawet inspiracja, od razu ją zapisuje i zajmuje się tym już następnego dnia! Polecam bardzo tę zasadę i zapisywanie wszystkiego, co nam do głowy przychodzi, jako zadanie do zrobienia już na następy dzień. Dzięki temu nic wam nie wymknie się spod kontroli!
- Delegowanie zadań
Jak chyba większość osób, które zaczynają prowadzenie firmy początkowo w pojedynkę, z tym punktem mam największy problem. Delegowania zadań uczę się z sezonu na sezon. Oczywiście zawsze wydaje mi się, że wszystko sama zrobię najlepiej. Ale również z wielką przyjemnością oddaję kolejne części pracy organizacyjnej naszemu zespołowi. Coraz częściej łapię się na tym, że są obszary w których nie wiem za bardzo co się dzieje. A na koniec dnia dostaję jedynie wiadomość, że wszystko jest dopięte! Ufff… Wtedy to dopiero serce rośnie!
- 10 minut wcześniej
Tę zasadę wpoił mi mój tata, od małego powtarzając „bądź wszędzie 10 minut wcześniej” i kończąc „punktualność jest cechą królów”. Po co być 10 minut wcześniej? To bardzo istotny trik przy organizacji pracy. Na uspokojenie siebie, swoich myśli. Na krótki relaks. Na taką trudną do nazwania przewagę, która tkwi w tym, że już na kilka chwil przed jestem już spokojna i gotowa. Bardzo lubię te kilka chwil, kiedy w spokoju czekam na mój wycieczkowy autobus. Układam myśli i się relaksuję. A później nadjeżdża, otwierają się drzwi, wchodzę i wiem, że wszystko mam pod kontrolą.
- Kontroluj swój czas w mediach społecznościowych
O tym, że media społecznościowe pożerają gigantyczną ilość naszego czasu, wiemy wszyscy. Tak trudno nie sprawdzić, co ktoś do nas napisał, kiedy właśnie usłyszeliśmy powiadomienie. Ile lajków zostawiono pod twoim ostatnim zdjęciem? I jak ktoś odpowiedział na ten ostatni komentarz? Studnia bez dna! Można tak siedzieć godzinami, bo media społecznościowe zostały tak opracowane, by nas wciągać! Cenny czas po prostu przelatuje nam przez palce. Jednak media społecznościowe są jednocześnie bardzo ważną częścią mojej pracy. W celach tylko i wyłącznie pracy, spędzam w nich od godziny do półtorej dziennie. Po skończonej pracy, po prostu je zamykam i mnie tam nie ma. Jestem w realnym świecie. Prawie nigdy nie przeglądam ściany na Facebooku, czy Instagramie. Wchodzę tam tylko w określonym celu. W celach nie związanych z pracą, przebywanie w mediach społecznościowych to u mnie góra 15, maksymalnie w porywach 20 minut dziennie. Kiedy zaczęłam ten temat mieć mocno pod kontrolą, moja praca stała się o wiele bardziej wydajna, mam też dużo więcej czasu dla siebie.
- Dobry kalendarz i przejrzysty miesięczny planer
Jedną z rzeczy, bez której absolutnie nie wyobrażam sobie pracy jest dobry, duży kalendarz. No cóż! Muszę przyznać, że uwielbiam kalendarze i wszystkie gadżety do planowania i organizowania czasu oraz pracy. Kalendarz jest moją prawą ręką. Znajduje się w nim wszystko o czym mam pamiętać. Organizowanie pracy również bardzo ułatwia mi przejrzysty, miesięczny planer, który jest rozpisany na jednej dużej kartce. Dzięki temu mam jasny ogląd jak mam zaplanowany cały miesiąc.
- Gospodarowanie przestojów czasowych
Bardzo dużo spraw udaje mi się załatwić podczas tak zwanych przestojów czasowych. Czyli przerw, podczas których na coś czekamy i nic ważnego się wtedy nie dzieje. Czasem podczas takich krótkich chwil wolnego czasu, po prostu odpoczywam. Ale bardzo często to właśnie wtedy ustalam z kierowcą godziny odbioru turystów na kolejną wycieczkę. Dopracowujemy miejsca zbiórek. Odpowiadam na zaległe wiadomości. Umieszczam nowy wpis na Facebooku, albo akceptuję wpisy na grupach. Czasami podczas takich kilku przestojów czasowych udaje mi się załatwić lwią część pracy.
- Odpoczynek i czas wolny – też zaplanuj!
To ostatni punkt, ale jednocześnie jeden z najważniejszych. To szalenie ważne, aby podczas planowania i organizowania swojego czasu, zaplanować czas na wypoczynek, rozrywkę, czas dla siebie. W trakcie sezonu tego czasu jest bardzo mało, ale gdyby nie odpowiednia organizacja, byłoby go jeszcze mniej! Planuję więc wszystko! Co możliwie najzdrowszego danego dnia zjem, kiedy będę mogła nadrobić zaległe godziny snu. Zawsze mam również zaplanowane kilka luźniejszych chwil, kiedy mogę spokojnie napić się kawy, wyjść na kolację czy też poczytać coś niezwiązanego z pracą. Jestem przekonana, że gdybym tych wolnych chwil odpowiednio nie zaplanowała, z pewnością rozmyłyby się w czasie. Uwielbiam na nie czekać, a później je celebrować!
To wszystko! Moja ścisła dziesiątka. Czy macie swoje sposoby na wydajną pracę? Jeśli tak – koniecznie napiszcie w komentarzu!
TU! przeczytasz o najważniejszych zabytkach miasta Korfu
TUTAJ! przeczytasz o tym kim był Mikis Theodorakis
TU! przeczytasz o tym co to są souvlaki
